1. 학교 경영의 원리
가. 합목적성의 원리-바람직한 학교교육목표를 설정하고 거기에 부합되는 경영 활동을 전개해야 하는 것(타당성의 원리)
나. 합법성의 원리-법이 정하는 범위 내에서 이루어지는 것을 원칙으로 하는 것
다. 민주성의 원리-여러 사람의 지혜를 모아 계획하고 실천 평가하는 것
라. 자율성의 원리-상부나 외부 조직의 지시나 간섭없이 자주적으로 의사를 결정하고 조직체를 운영하는 것
마. 능률성의 원리-최소한의 노력과 경비를 들여서 최대한의 성과를 거두자는 것
바. 과학성의 원리-합리적으로 계획되고 체계적으로 운영 체제를 갖추어 실현하며 과학적으로 평가되어야 함
사. 지역성의 원리-사회성의 원리의 원리, 조직성의 원리, 지역성의 원리
2. 학급 경영의 원리-자유의 원리, 창조의 원리, 협동의 원리, 흥미의 원리, 노작의 원리, 요구의 원리, 접근의 원리, 발전의 원리
3. 학급경영의 궁극적인 목적
가. 수월성을 달성할 수 있도록 촉진하여 준다.
나. 학교경영의 끊임없는 개선을 조장한다.
다. 경영의 합리화를 도모해 준다. 라. 학교의 책무성을 증대시켜 준다.
마. 학교경영의 자율성을 증대시켜 준다.
4. 학급 경영자의 자질-정서적으로 안정되어야, 건강하고 활동적이어야, 정직 솔직하여야, 적응할 줄 알아야, 협동할 줄 알아야, 우수한 지도력을 발휘하여야, 사회성이 있어야, 언어 표현의 기술이 있어야, 기지가 있어야, 표정과 외관을 관리할 수 있어야, 정리정돈
5. 학교경영이란
경영목표를 설정하고 이를 달성하기 위해 학교체제내의 인적․물적 자원 및 기술과 정보를 확보하여 그것을 계획․조직․평가하는 일련의 활동
1. 사무의 개념
가. 소극적 : 사무실에서 이루어지는 문서의 생산․유통․보존을 위주로 하는 서류에 관한 작업
나. 적극적 : 행정목적 달성을 위하여 정보를 수집․가공․저장하여 활용하는 정보처리 기능
2. 사무의 기능 및 종류
가. 사무의 기능
(1) 행정활동의 보조 및 촉진 : 업무활동과정의 수단
(2) 관련분야의 연계성 유지 : 부문 또는 기관간 상호 연결, 협조․보완
(3) 정보처리 기능 : 정보수집․생산․전달․선택․가공․분석 및 평가, 보관활동
(4) 업무수행기능 : 쓰기․읽기․의사소통․조사․확인․계산 ․분류․정리
나. 사무의 종류
(1) 목적에 의한 분류 : 본래사무, 지원사무
(2) 사무의 난이도별 분류 : 판단사무(의사결정․기획․조정․심사․조사 또는 통제사무), 작업사무(읽기․쓰기․계산․운반․정리 등)
(3) 기타 사무의 종류 : 고유사무와 위임사무, 국가사무와 지방사무, 일상적인 사무와 예외적인 사무 등
3. 사무관리의 개념 : 정보처리 활동을 효율적이고 합리적으로 수행하기 위한 제반관리활동, 다시 말하면, 사무실의 작업을 능률화․경제화하기 위한 각종 관리활동
가. 사무작업의 능률화 : 작업능률. 정신능률, 균형능률
나. 사무비용의 경제화 : 비용절감, 낭비제거
4. 사무관리의 대상
가. 사무환경 : 사무공간, 물리적 환경, 사무집기
나. 사무장비 : 행정정보시스템 등 네트워크, OA기기, 차량 및 사무용품
다. 관리기법 : 문서관리, 서식관리, 자료관리, 처리절차, 사무심사
5. 문서관계규정
가. 사무관리규정(1999. 8. 7 대통령령 제16521호)
나. 사무관리규정시행규칙(1999. 9. 2 행정자치부령 제64호)
다. 보존문서열람수수료에관한규칙(1994. 1. 3 총리령 제447호)
라. 비밀문서존안및이관지침(1985. 6.13 총무처 예규 제170호)
마. 사무관리운영지침(1999. 2. 1. 행정자치부)
바. 공공기관의 기록물관리에 관한법률시행규칙(1999. 12. 30 행정자치부령 제78호)
6. 공문서의 개념 : 사문서에 대한 개념으로서, 일반적으로 행정기관 내부 또는 상호간이나 행정기관에서 대외적으로 공무상 작성 또는 시행된 문서와 행정기관에 접수된 사문서(인가․허가 신청서, 등록원서, 청원서 등)를 포함한 모든 문서
※ 도면, 사진, 디스크, 테이프 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다.
7. 공문서의 작성요건 및 중요성
가. 공문서의 작성요건
(1) 당해 기관의 의사표시가 명확하게 표시될 것
(2) 위법․부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것
(3) 당해 기관의 권한내의 사항 중에서 작성될 것
(4) 법령에 규정된 절차에 따라 형식이 정리될 것
나. 공문서의 중요성
(1) 형법상의 보호(형법 제225조 : 공문서위조죄, 허위공문서죄)
(2) 민사소송법상의 보호(제327조 : 증거능력부여)
(3) 형사소송법상의 보호(제315조 : 증거능력인정)
8. 문서처리의 원칙
가. 즉일처리의 원칙
나. 책임처리의 원칙
다. 적법성 원칙
9. 공문서의 종류
가. 법규문서 : 주로 법규사항을 규정하는 문서로서 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다. 즉 헌법․법률․대통령령․총리령․부령․조례 및 규칙 등이 이에 속한다.
나. 지시문서 : 행정기관이 그 하급기관 또는 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서로서 훈령․지시․예규 및 일일명령 등이 이에 속한다.
(1) 훈령 : 상급기관이 하급기관에 대하여 상당히 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령을 말한다.
(2) 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적․구체적으로 발하는 명령을 말한다.
(3) 예규 : 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서를 말한다.
(4) 일일명령 : 당직․출장․시간외근무․휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다.
다. 공고문서 : 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 고시․공고 등이 이에 속한다.
(1) 고시 : 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서를 말하는 데 일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는 한 효력이 계속된다.
(2) 공고 : 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 그 내용의 효력이 단기적이거나 일시적인 것을 말한다. 예를 들면 입찰공고, 시험시행공고 등을 말한다.
라. 비치문서 : 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 비치대장․비치카드 등의 문서를 말한다.
마. 민원문서 : 민원인이 행정기관에 허가․인가․기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
바. 일반문서 : 위 각 문서에 속하지 않는 일반적으로 처리되는 문서를 말한다.
다만, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보 및 보고서가 있다.
(1) 회보 : 행정기관의 장이 소속공무원 또는 하급기관에 업무연락․통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 행정기관 단위로 회보사항을 일괄 수록하여 문서과 등에서 발행한다.
(2) 보고서 : 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구․검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서를 말한다.
10. 문서의 성립요건
가. 정당한 권한 있는 공무원이
나. 직무의 범위 내에서 공무상 작성하고
다. 결재권자의 결재가 있어야 한다.
※ 결재권자 : 행정기관의 장 또는 결재권을 위임받은 자
11. 문서의 효력발생 시기
가. 일반문서 : 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.(도달주의)
나. 공고문서 : 공고문서에 특별히 규정 또는 명시되어 있는 경우를 제외하고는 공고 후 5일이 경과한 날부터 효력이 발생한다.
다. 전자문서 : 수신자의 컴퓨터파일에 등록된 때에 효력을 발생한다.
라. 민원문서 : 민원문서를 전산망을 활용하여 접수․처리한 경우 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수․처리된 것으로 본다.
12. 문서 작성의 일반사항
가. 용지의 규격
(1) 문서의 규격을 표준화 함으로써 문서의 작성․편철 및 보관․보존이 용이하며 사무처리 능률화에 기여할 수 있다. 따라서 사무관리규정에 용지의 규격과 지질 및 중량을 규정 자동화 체제에 맞도록 한국공업규격에서 정하고 있는 A4용지를 정하고 있다.
(2) 기본규격 : A4용지(가로 210㎜, 세로 297㎜) 세로로 사용
특수규격제외(도면, 통계표, 증명서, 각종대장 등)
나. 용지의 여백(문서의 편철 및 관리상)
(1) 위로부터 3㎝, 좌 : 2㎝, 우 : 1.5㎝, 아래 : 1.5㎝
(2) 문서의 편철위치나 용도에 따라 여백을 달리 할 수 있다.
다. 용지의 색채 및 글자
(1) 용지 : 흰색
(2) 글자 : 검은색 또는 청색(도표 작성․수정, 주의환기 등 예외)
(3) 황색계통, 보라색․담홍색 등은 복사 및 모사전송시 불명확
라. 용 어
(1) 글 자 : 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 한글맞춤법에 따라 가로 쓴다.(올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 ( )안에 한자, 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있다.)
(2) 숫 자 : 아라비아숫자(1, 2, 3)
(3) 연 호 : 서기사용(“서기”는 표시하지 아니함. 예 : 1999)
(4) 날 짜 : 년, 월, 일은 생략함(예 : 1999. 2.17)
(5) 시 분 : 24시간제 채택(예 : 오후 5시 30분 → 17:30)
마. 문서의 수정
(1) 수정하는 글자의 중앙에 두선 “=”을 그어 원안의 글자를 알아 볼 수 있도록 수정하고 수정자가 서명 또는 날인한다.
(2) 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서 여백에 삭제또는 수정한 자수를 표시하고, 서명 또는 날인하다. 시행문을 정정한 경우에는 자수를 표시하고 관인으로 날인하여야 한다.
(사실증명, 법률관계증명, 인․허가서류, 권리․의무관계 서류 등)
(3) 전자문서를 수정할 수 없을 경우 수정한 내용대로 재작성하여 결재하고, 수정전의 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존한다.
바. 항목의 구분
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구 분 |
항 목 부 호 |
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첫째항목 |
1., 2., 3., 4., ......... |
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둘째항목 |
가., 나., 다., 라., ........ |
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셋째항목 |
(1), (2), (3), (4) ........ |
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넷째항목 |
(가), (나), (다), (라) ...... |
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다섯째항목 |
1), 2), 3), 4) ....... |
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여섯째항목 |
가), 나), 다), 라) ....... |
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일곱째항목 |
①, ②, ③, ④ ........ |
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여덟째항목 |
㉮, ㉯, ㉰, ㉱ ........ |
사. 문서의 “끝” 표시
(1) 본문이 끝났을 경우 : 1자(2칸) 띄우고 “끝”자 표시
(2) 본문이 우측난 끝까지 가서 끝났을 경우 : 다음줄 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝”자 표시
(3) 첨부물이 있을 경우 : 첨부의 표시문 다음에 1자(2칸) 띄우고 “끝”자 표시
(4) 연명부 등의 서식을 작성하는 경우
- 기재사항이 중간에서 끝나는 경우에는 끝자를 표시하지 아니하고 기재사항 마지막자 다음줄에 “이하 빈칸”이라고 표시
- 기재사항이 서식의 마지막난까지 작성되는 경우에는 서식의 난밖의 아래 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝”자 표시
(5) 일괄기안의 경우 : 각 안마다 위의 요령과 같이 “끝‘”자를 표시한다.
아. 문서의 면표시
(1) 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수롸 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
(2) 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여한다.
(3) 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 표지와 색인목록은 면수 부여 대상에서 제외한다.
(4) 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.
자. 첨부물의 표시
(1) 본문이 끝난 다음줄에 “첨부”의 표시를 한다.
(2) 첨부물이 2이상일 때에는 1, 2, ...로 항목을 표시한다.
차. 금액 표시
유가증권 및 문서에 금액을 표시할 때에는 다음과 같이 한다.
<예시> : 금35,800원(금삼만오천팔백원)
13. 문서의 구성체제
가. 문서의 구성
일반문서의 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
(1) 두문 : 발신기관명, 취급, 보고 등 표시, 발신기관의 우편번호․주소․전화번호 및 모사전송번호, 처리과명, 과장 이하 직원의 직위 또는 직급 및 성명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란 등
(2) 본문 : 제목, 내용, 첨부물 표시
(3) 결문 : 발신명의(전결, 대결의 표시), 수신처
나.. 문서번호
(1) 문서번호는 기관기호․분류번호 및 문서등록번호로 구성한다.
(2) 문서의 등록번호는 연도별 일련번호로 한다.
< 예 시 >
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중등 |
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81830 |
- |
143 |
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문서등록번호 | |||
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문서분류번호 | |||||
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기관기호(중등교육과) | |||||||
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다. 기관기호
(1) 기관기호는 과와 담당관을 단위로 그 기관의 장이 정한다.
(2) 최하단위 보조기관(과, 담당관)의 약칭을 쓴다.
(3) 약칭은 두글자를 원칙으로 한다.(예 : 총무과 → 총무)
(4) 보조기관명이 같은 경우는 상위보조기관명을 포함하여 설정한다.(예 : 초등교육국 교직과 → 초교 또는 초교직)
(5) 약칭이 숫자일 경우는 한글로 표시한다.
(예 : 감사원 5국 2과 → 감사오이)
라. 수신란
문서의 두문중 수신란은 경유, 수신 및 참조로 구분한다.
(1) 경 유 : 문서를 차상급기관에 직접 발신하고자 할 때 직상급 기관을 경유하여 발신하는 제도
(2) 참 조 : 당해문서를 직접 처리하는 보조기관(과단위)을 표시함.
(3) 수신처 : 문서를 수신하는 기관으로서 수신기관이 2이상일 경우 “수신처 참조”라고 표시하고 발신기관명의 왼쪽 아래에 수신처를 쓰고 수신기관명 또는 수신처기호를 표시한다.
예 : 수신처 청 1-11, 직 1-6, 공고 1-77, 사고 1-199
마. 발신명의의 표시
(1) 당해 기관의 장의 명의로 발신한다. 다만, 의결기관․자문기관 기타 합의제기관은 행정기관의 명의로 발신할 수 있다.
(2) 법령에 의하여 행정권한이 위임․위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자의 명의로 발신한다.
(3) 기관내 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 보조기관 또는 보좌기관명의로 발신하되, 직접 서명하거나 서명표시인을 찍어 발신한다. 이 경우는 기관내부(대내) 문서이므로 문서의 심사와 전결․대결의 표시를 하지 아니한다.
(4) 내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
14. 문서의 접수 및 처리
가. 문서의 접수
(1) 문서는 처리과에서 접수한다.
(2) 문서처리란이 없는 접수문서에는 문서처리인을 찍어 접수하여야 한다.
(3) 문서과에서 직접 받은 문서는 문서배부대장에 기록한 후 접수일시를 기재하여 처리과로 보내고 처리에서 접수한다.
(4) 당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 정상근무시각 시작 후 지체없이 문서과에 인계하여야 한다.
< 예 시 >
o 토요일 퇴근시간후 접수 → 월요일 출근시간 직후
o 월요일이 공휴일인 때에는 화요일 출근시간 직후
(5) 문서과는 문서배부대장을, 처리과는 문서접수대장과 문서등록대장을 비치한다.
(6) 감열기록방식의 모사전송기에 의한 문서는 장기보존이 불가능하므로 보존기간 3년 이상인 문서는 복사하여 접수한다.
나. 문서의 처리
(1) 접수문서의 선람
처리과는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 중요한 내용의 문서에 대하여는 보조(좌)기관 공람서명을 거치기 전에 결재권자의 선람을 받아야 한다.
(2) 문서처리인 기입방법
※ 찍는 방법 : 특별한 사유가 있을 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍는다. 다만 별지 제1호의 2서식을 사용하는 경우에는 이를 찍지 아니한다.
※ 기입방법
|
선 람 |
① |
② |
지 시 |
⑦ | ||
|
접 수 |
일자 시간 |
③․․ : | ||||
|
결 재 ․ 공 람 |
⑧ |
⑫ | ||||
|
번호 |
④ |
⑨ |
⑬ | |||
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처 리 과 |
⑤ |
⑩ |
⑭ | |||
|
담 당 자 |
⑥ |
⑪ |
⑮ | |||
|
심 사 자 |
|
심 사 일 |
| |||
①란은 선람을 받아야 할 결재권자의 직위를 기입한다.
(예) 장관․차관․지사․시장․군수․국장․과장 등
②란은 결재권자가 서명한다.
③란은 문서의 접수일자 및 시간을 기재한다. (문서과 또는 처리과)
④란은 접수번호를 기입한다. (처리과)
⑤란은 그 문서를 처리하여야 할 부서명(과․담당관 등의 명칭)을 기입한다.
⑥란은 문서를 처리할 담당자가 서명한다.
⑦란은 선람권자가 지시한 사항을 기재한다.
⑧⑨⑩⑪결재 또는 공람을 받아야 할 보조기관 및 보좌기관의 직위 또는 직급을 온전하게 표시(간략표시 가능).
(예) 실장, 국장, 과장, 담당관, 사무관, 주사 등
※ 관련부서의 협조가 있는 경우에는 문서처리란(문서처리인)의 오른쪽여백에 표시하여 협조를 받음
⑫⑬⑭⑮란은 서명을 한다
※ 심사자 및 심사일란은 수정기안하여 시행하는 경우에만 기재
15. 기안문 작성시 유의사항
행정기관의 사무는 정확성, 용이성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
가. 정확성(바른 글)
(1) 6하원칙에 의하여 작성
(2) 애매하거나 과장된 표현 자제
나. 용이성(쉬운 글)
읽기쉽고 알기 쉬운말을 쓰고, 한자나 어려운 전문용어는 피하되 쓸 필요가 있을 때에는 ( )를 하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙임
다. 신속성(이해가 빠른 글)
(1) 문장은 짧게 끊어서 개조식으로
(2) 가급적 선 결론 후 설명식으로 표현
라. 경제성
(1) 서식통일, 용지의 질과 규격 표준화
(2) 일상 반복되는 업무는 표준기안문을 활용
(3) 문자를 부호화하여 활용
16. 기안의 방법
가. 일반기안 : 정해진 기안용지에 문안을 작성하는 것
나. 일괄기안
(1) 상호관련이 있는 2개 이상의 안건을 일괄하여 한 기안 용지에 작성하는 기안(별지 예시 참조)
(2) 제목은 포괄적인 내용인 경우 동일할 수도 있으나, 각안의 내용과 성격에 따라 다를 수도 있다.
(3) 시행문은 각안별로 작성하되 문서번호는 동일한 번호를 부여 시행한다.
다. 수정기안
(1) 보통 상급기관에서 수신한 문서를 내용이 경미한 지시문서의 일부분을 수정하여 하부기관에 이첩 시달하는 문서로서 일반기안의 번거로움을 줄일 수 있다.
(2) 수정시 원안문서를 알아볼 수 있도록 수정할 문구 중앙에선을 긋고 그 위의 여백에 원안문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하여 결재를 받아 시행한다.(문서처리란에 문서심사 받아 시행)
(3) 문서내용이 중요하여 이미 선람한 문서를 수정기안하여 시행하고자 할 때는 다시 결재권자의 결재를 받아 시행한다.
라. 공동기안 : 2 이상의 행정기관의 장의 결재를 요하는 문서(예 : 담화문)
마. 서식에 의한 처리
기재란이 설계된 서식으로 작성된 문서는 기안문 및 시행문을 따로 작성하지 아니하고 간이 결재인을 찍어 기안에 갈음하고 시행문은 당해문서 발신명의란에 관인을 찍어 시행(일반서식, 보고서식, 민원서식, 카드서식, 대장서식 등)
17. 결재의 종류
가. 결 재(좁은 의미)
의사결정 권한을 가진 자가 의사를 결정하는 행위를 말한다.
나. 전 결
(1) 행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임 받은 자가 행하는 결재.(위임전결규정 또는 지방자치단체의 규칙) 권한의 위임과는 다르다.
(2) 발신자명의는 기관장명의로 하고 그 밑에 예시와 같이 전결근거를 밝힌다.(다만, 민원회신과 같이 행정기관 외의 자에게 발신하는 문서와 서식에 의하여 처리하는 문서는 그 표시를 생략한다.)
※ 전자결재 : 자필서명을 컴퓨터에 수록 이를 통하거나 전자펜을 이용하여 결재
(3) 전결대상 업무의 세분화
개괄적․추상적으로 표현된 단위사업명 및 전결 항목을 최대한 구체화․세분화하여 전결범위 및 전결권자를 명확히 함.
다. 대 결
(1) 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중 이거나, 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에 그 직무를 대행할 수 있는 자가 행하는 결재
(2) 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후 보고(후열폐지)
(3) 발신자 명의는 기관장 명의로 시행하고 그 밑에 예시와 같이 대결자 직위를 표시한다.
(4) 대결문서는 결재권자가 행한 문서와 동일한 효력을 가진다.
18. 일반문서류의 편철 및 관리
가. 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 진행문서 파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.
나. 편철시 기록물철의 맨 위에는 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.
다. 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.
라. 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 보존상자에 단위 업무별로 넣어 관리한다.
마. 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착하여야 한다.
바. 면 표시
- 문서철 : 문서의 아래면 오른쪽에 일련번호(1, 2, 3, 4, ․․․․)를 위에서 아래로 면표시(처리일자가 빠른 것부터 시작해서 최근문서의 순 으로 표시)
- 문 건 : 중앙 아래에 건별로 예시와 같이 면표시
(예시 - 3면으로 처리된 1건의 문서의 경우 : 3-1, 3-2, 3-3으로 면표시)
19. 보고의 종류
보고의 종류는 정기보고, 수시보고로 구분한다.
가. 정기보고
동급 또는 하급기관으로부터 정기적으로 받는 보고로서 법령․행정자치부령이나 훈령으로 지정한 보고
나. 수시보고
동급 또는 하급기관으로부터 1회에 한하여 받는 보고를 말한다.(1년 3회 이내로)
다. 보고의 독촉
o 보고공문이 보고기일내에 도달하지 아니할 때에는 보고일자 5일 경과시에는 독촉장에 의한 독촉을 하여야 하고 독촉장을 받은 기관은 독촉회신문을 회송하여야 한다.
o 1차 독촉장에 명시된 보고기일 5일이 경과하여도 보고가 도달하지 아니할 때에는 2차, 3차 독촉장을 계속 발부하고 3차 독촉장의 경우에는 보고지연의 책임이 있는 관계공무원에 대하여는 법령이 정하는 바에 의하여 징계, 기타 필요한 조치를 취하고 당해 기관의 장에게 통보한다.
라. 보고심사 심사기준
(1) 보고목적의 타당성
(2) 다른보고와 중복 여부
(3) 관계기관 등과의 사전협의 여부
(4) 보고기일 또는 보고주기의 타당성
(5) 보고작성기관의 적정성
(6) 보고서식의 합리성
(7) 기존자료 활용 가능성
(8) 표본조사의 가능성
(9) 보고내용의 정확성 및 결재자의 적합 여부
(10) 행정용어 순화 여부